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ナンシー高橋
どんな職場でも組織がある限り部下と上司が存在します。1対1のコミュニケーションからチームコミュニケーションまで、コミュニケーションの取り方や方法も様々です。部下育成が業績アップの鍵であり、企業の発展だと考えます。教育・育成・成長に共通して言えることは円滑なコミュニケーションの上に成り立つことだと考えます。今回はマンツーマンでのコミュニケーションのありかたについて紹介します。

1.コミュニケーション自己チェック

コミュニケーションと言っても必ずしも言葉だけではありません。又、話を聞くとき、するときに意識すべきポイントがあります。

1.部下との関わりかた

✅ 部下と1対1で関わり定期的に話すようにしている
✅ いつでも相談しやすい雰囲気を作っている
✅ 小さな成果も見逃さずタイムリーに褒めている
✅ 一人ひとりに公平に接している
✅ 必ずねぎらいの言葉をかけるようにしている

全て当てはまりましたか?これは部下と円滑なコミュニケーションをとるための基本の「き」です。褒める・叱るはスキルですので常に磨く必要があります。それ以外の4つは意識するだけで可能となります。日々の業務に追われてしまいがちですが、忙しいアピールに見えないような配慮が必要です。そんなつもりはなくても、思った以上に部下は上司の顔色を見ているものなのです。

2.聞きかた・話しかた

【聞くとき】

✅ 先入観を持たずに話を聞いている
✅ 肯定的に聞いている
✅ 話しやすい場所と雰囲気を作っている
✅ 途中で話をさえぎらず最後まで聞いている
✅ 途中で意見をはさまずに最後まで聞いている

【話すとき】

✅ 分かりやすい言葉で話している
✅ 簡単明瞭に要点をつかんで話している
✅ 理解しているかどうか確認しながら話を進めている
✅ 表情・態度・動作を意識して話している
✅ 目を合わせて話すようにしている

いかがでしょう?部下とのコミュニケーションに限ったことではありませんが、話しかたと聞きかたを意識して、できていないなと感じることを改善して信頼度を深めましょう。ついやってしまいがちなことがあります。

1.話を聞いている途中で自分の言いたいことが浮かんでしまい、話の腰を折ってしまう2.質問したことに相手が答えている途中で代弁してしまう
3.相手が頷いていると分かっていると安心してしまい理解したかどうか確認しない 

2.の代弁してしまうのは一番避けたいことでもあります。その理由は、たとえ少し違っていたとしても上司が代わりに言ってくれたら「それは違います、そうではなく~」とはなかなか言いずらいものです。話の内容を先読みして、リレーのように話の続きを代弁してはいけません。次に避けたいことは、1.の話の腰を折ってしまうことです。まだ途中なのにさえぎられたらどうでしょう?本当に言いたかった伝えたかったことを本人は言えないまま、あるいは忘れてしまうかもしれませんよね。そして、3.の理解を確認しない、ですが頷いたり仮に「そうですね・・・」と言ったとしても本当に理解したかどうかは別の話です。その表情や口調も判断基準となりますので、相手をよく見るようにしましょう。

先入観と思い込み

正しいコミュニケーションの邪魔をするもの、それは先入観と思い込みです。それはどこから来るのでしょう?過去の経験・第三者の情報・固定観念が原因と言えます。先入観があると相手の話を無心で聞けませんよね。思い込みは「やればできる!」という良い思い込みもありますが、仕事においてはマイナス感情につながることが多いようです。「どうせ・多分・きっと」を捨てましょう。

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部下とのコミュニケーションについて動画で解説しています

2.信頼関係を築く3原則とは?

1.承認

承認することは信頼関係を構築する上で最も重要な土台となります。文字通り、相手を認めることに他なりません。認めると言っても、印鑑を押すようなことではありません。まず、どんなときも必ず「ねぎらう言葉」をかけることに始まります。お疲れさま、ありがとう、あなたに頼んで良かった、などねぎらいを表す言葉はたくさんありますよね。つい、これ等の一言を忘れていきなり本題に入ってしまうことがあります。ねぎらう言葉は、相手を素直な気持ちにさせるだけでなく、モチベーションアップにもつながります。たとえ、今日はあの件を厳重注意しなければならないと言うテーマがあったとしても、です。気を付けることは、遠慮したり余計な気を使うことと気配りすることは別だという点です。私には言いにくそうだな、そんなに私は話しずらいのかな・・とカン違いしてしまい、かえって信頼の邪魔になってしまうのです。昨日はディスプレイ替え大変だったでしょう?遅くまでお疲れさまね、と言ってから本題に入るようにしましょう。

2.尊重

ここで言う尊重とは立場や権力で自分の意向に従わせるのではなく、部下の考えを受け止めて意見に耳を傾けるということです。更に、部下に合わせることでもありません。これを相互尊重コミュニケーションと言います。相手も自分も否定せず、お互いの考えをすり合わせるというスタンスで接しましょう。説得するのではなく「納得してもらう」ことができれば仕事もスムーズに運びますよね。マネジメントの立場は責任が伴うので、いちいち部下を尊重などしていられないと感じるかもしれません。尊重するとはどうすることなのか?を整理すると、部下に同調したり気を使うことではありません。部下の反応を気にし過ぎていたら、まわりくどい言い方になって結局、伝わりません。ミーティングと称しているのに話し合いでなく、自分の意見を押し通したりせず部下の思いや悩み自体を尊重することが必要です。受け入れるかどうか別として「受け止める」ことを意識しましょう。

3.評価

ここではMBOに基づく評価の方法ではなく、部下との信頼関係を築くフィードバックについて紹介します。フィートバックには3つの心構えが必要です。

  1. 事前に十分な準備をしてのぞむ・・・行った評価に対して実際の業績・行動に対して明確で具体的な説明を用意しましょう。
  2. 客観的な評価を伝える・・・自分の指示通りに行ったかどうかでなく、行動の過程から結果に対して事実に基づいて伝えましょう。
  3. 一方通行でなく意見や考えを聞く・・・フィードバックも相互理解が必要です。上司が言うから、上司の評価が全てだからではなく自分で考えさせましょう。

フィードバックのポイントは、確実性と納得性です。事実を客観的に伝えると共に、その事実に対して部下自身が自分の行動を振り返って、良い点・改善点を納得してもらうことが大切です。そうでないと「考えない指示待ち部下」を作ってしまいますよね。

3.レクリエーションの活用法とは?

いつもいつも、仕事上の話・仕事上の関係だけに気を使っていたら疲れてしまいますよね。人間と人間が仕事する上でなんらかのレクリエーションは必要ではないでしょうか。

1.アフター5をどう考えるか?

飲みに誘っても断られる、来たとしても早々に帰ってしまうことを経験した人も多いのではないでしょうか。最近は、それならもう誘うのをやめよう。仕事が終わったら一切関与しない、と決めた人もいるでしょう。間違ってはいないのですが、これ等の残念な状況には原因があります。結論から言うと「テーマ」がはっきりしないからです。打ち上げとか懇親会にも少し具体性を持たせた方がいいかもしれません。もちろん、意味は通じますが自分にとってプライベートな時間を過ごす価値と天秤にかけてしまいますよね。それなら ① 3ケ月連続目標達成祝い ② 新製品大ヒット祝い ③ プロジェクト発足決起会 ④ 他部門交流会 のように、なんの食事会なのかが明確であれば参加者も増えるかもしれません。また、一次会で帰れる雰囲気作りも必要です。お互いに残業で遅くなったからご飯食べて行かない?というのは微妙です。遅くなったのなら早く帰りたいですよね。

2.ランチタイムの有効活用

こちらは営業時間、勤務中ですので夜よりもセットしやすいですよね。それでも気を付けるべき点はあります。部下は「ランチくらいゆっくり休憩したい」と思っているでしょう。夜同様に、やはりテーマは必要です。テーマというより理由と言うべきかもしれません。部下一人の場合は「普段なかなかゆっくり話が聞ける時間が取れない」「入社から3カ月経ったが困っていることはないか」というように安心して行けるお膳立てが必要です。複数人のチームの場合は「たまには全員から話が聞きたい」「皆が協力し合って売上が伸びているので嬉しく思う」など、あまり大きなテーマでない方が気軽に来てくれるのではないでしょうか。少なくとも、何か小言を言われそうだ・何かやったかな・・・などと思わせない雰囲気、話し方、誘う言葉を工夫する必要はありそうですね。

チームの団結力を高めたり、個人のモチベーションをあげるには普段のコミュニケーションが最も重要です。それができていればレクリエーションも功を奏するのではないでしょうか。

まとめ

人を動かす、育てることが業績を上げるためには円滑な人間関係を作る必要があります。でも、仕事だから・・義務だから・・という気持ちだけで接していたら利害関係者という関係でしかなくなってしまいます。確かに会社、企業である以上そこで出会った仲間も上司も仕事でつながっています。でもどうでしょう?上司も部下の一人の人間。お互いの人間的魅力に気づかないまま毎日を過ごすのはもったいないですよね。